Een aantal jaren geleden begeleidde ik een conferentie over cultuurverschillen. De deelnemers zijn organisaties die samenwerken aan de aanpak rond lokale probleemjongeren. De wil en noodzaak tot samenwerken is er wel. Maar in de praktijk groeien de irritaties tussen organisaties en dat heeft alles te maken met organisatieculturen die sterk van elkaar verschillen. De centrale vraag van deze blog is daarom: wat te doen met cultuurverschillen die samenwerkingen bemoeilijken?

Cultuurverschillen

Steeds vaker gebeurt het dat complexe problemen worden aangepakt door een samenwerking op te zetten van professionals uit verschillende disciplines en organisaties. De doelen die zij moeten bereiken zijn zonder uitzondering ambitieus. De druk op leren en vernieuwen is groot maar ook op presteren. De organisatievorm waarvoor wordt gekozen verschilt. Soms wordt een (tijdelijke) projectorganisatie opgezet of wordt een kleine organisatie uitgebouwd. Soms werken mensen uit verschillende organisaties met elkaar samen in een netwerk. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor veel Sociale Wijkteams.

Waar weinig rekening mee wordt gehouden zijn de cultuurverschillen tussen de professionals en de organisaties die aan tafel zitten. Want ondanks de wil tot samenwerken en de druk op presteren, ontstaan vaak haarscheuren in de samenwerking. Dit treedt naar voren als er irritaties zijn ontstaan en conflicten de samenwerking in gevaar brengen.

Culturele risico’s

Rond grote infrastructurele werken bestaat al langer ervaring met samenwerking tussen organisaties. Over de culturele verschillen die in dergelijke samenwerkingen moeten worden overbrugd schreven Alfons van Marrewijk en Jaap Verkade in 2012 het boekje ‘Het managen van culturele raakvlakken in complexe projecten’. Meerdere grote infrastructuur- en bouwprojecten zijn hiervoor onderzocht. Een deel van de culturele risico’s die hierin worden genoemd, hebben een bredere reikwijdte en zijn ook van belang voor samenwerkende organisaties buiten de bouwwereld. Dit zijn:

• Het ontbreken van een gemeenschappelijk verhaal en een duidelijk doel waardoor voortdurend interpretatieverschillen optreden.
• Culturele verschillen worden niet benoemd maar leiden tot irritatie, spanningen en onderling wantrouwen.
• Er is geen strategie voor de samenwerking waardoor de culturele verschillen worden vergroot.
• Culturele verschillen worden niet gemanaged. Gevolgen hiervan kunnen zijn dat er fragmentatie optreedt. Vraagstukken worden puur bekeken vanuit een dominant perspectief. Ook kan het betekenen dat de projectdoelstellingen zo dominant worden en dat medewerkers zich afsluiten van de omgeving

Overbruggen van culturele verschillen

Projecten starten vaak met een kick-off waarbij ook aandacht wordt besteed aan de cultuur. De conferentie met de organisaties die betrokken zijn rond probleemjongeren werd gehouden omdat de onderlinge irritaties de samenwerking bemoeilijkte. Het overbruggen van culturele verschillen vraagt meer. Niet alleen bij de start of bij oplopende spanningen is aandacht voor cultuur gewenst maar ook gedurende de looptijd van het project en gericht op de dagelijkse praktijk. In het onderstaande worden 5 tips gegeven over wat in ieder geval moet gebeuren als er cultuurverschillen zijn die samenwerkingen bemoeilijken.

1. Neem cultuurverschillen en irritaties serieus. Terugkerende irritaties zijn een belangrijk signaal van onderliggende cultuurverschillen. Zorg dat deze cultuurverschillen boven water komen en bespreek deze met de betrokkenen. Hierdoor ontstaat begrip voor de verschillen die er zijn en kunnen afspraken worden gemaakt over wat kenmerkend moet zijn voor de samenwerking. Laat je hierin eventueel bijstaan door een teamcoach.
2. Ontwikkel samen met professionals een gezamenlijke verhaal met de daarbij horende taal. Het betekent dus dat duidelijk wordt: waarom wordt het project opgezet, wat is het gemeenschappelijke doel, welke resultaten worden wanneer bereikt, wat vraagt dit van de mensen. Maar ook dat duidelijk wordt: wanneer ben je succesvol, waaraan wordt succes afgemeten.
3. Houdt cultuursessies samen met medewerkers over de vraag: wat wordt kenmerkend voor de projectcultuur. Probeer hierin concreet te zijn. Dus geef niet een rijtje van gewenste waarden (transparant, kwalitatief en flexibel), maar maak een doorvertaling naar gedrag. Zoek juist ook de zaken op die van belang zijn voor het project en waarop er verschillen zijn. Bijvoorbeeld in de manier waarop wordt omgegaan met tijd, geld, capaciteit etc. Probeer dus het echte gesprek aan te gaan waarbij verschilpunten interessant zijn en ga niet te snel zitten op gelijkvormigheid.
4. Houdt reflectiesessies over gemeenschappelijke praktijken waarbij wordt benoemd: wat vind je succesvol en waarom. Wat zijn de werkwijzen en aanpakken die bijdragen aan succes en wat is nodig voor anderen om deze praktijken over te nemen.
5. Thermometer geregeld de cultuur en breng hiermee in kaart of de culturele verschillen beknellend of juist inspirerend werken en op welke punten extra inspanning nodig is.